Keep calm / and don't do Schatten-IT

Viele Unternehmen mussten im Zuge der Gesundheitskrise ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken. Kommt die Software-Ausstattung da nicht hinterher, kann sich schnell eine Schatten-IT bilden. Social Intranets und Mitarbeiter-Apps à la COYO können da helfen.

Der Bedarf an Tools zur dezentralen digitalen Zusammenarbeit erlebt durch COVID-19 jüngst einen nie da gewesenen Boost. Die Gesundheitskrise zwang ganze Nationen ins Homeoffice und der Begriff Digitalisierung bekam ein Gesicht – oder besser viele Gesichter, nämlich die, von Kollegen, die nun endlich auch mal Gelegenheit bekommen, ihr Wohnzimmerinterieur zu bestaunen. Und das alles ging sehr schnell. Laut Bitkomstudie waren 2019 allerdings nur 19% der deutschen Mittelständler softwareseitig für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes vorbereitet.

Dann wird’s schnell schattig 

Wenn solche Systeme noch nicht in der bestehenden IT-Infrastruktur eines Unternehmens vorhanden sind, kann das die Bildung von Schatten-IT begünstigen. So bezeichnet man informationstechnische Systeme, die nicht in die offizielle IT-Struktur des Unternehmens eingebunden sind und somit auch nicht durch die IT-Abteilung kontrolliert werden können. Der Begriff kann dabei sowohl Hard- als auch Software-Lösungen umfassen, beispielsweise Cloud- oder Messengerdienste, die gerne zum Dokumentenaustausch genutzt werden.

Wer vom Diensthandy aus mal eben den Kollegen schreiben will, sollte daher vorsichtig sein. Anwendungen wie WhatsApp sichern sich über ihre AGB oftmals Zugriff auf die Daten ihrer Nutzer und derer Kontakte. Das kann datenschutzrechtlich problematisch sein und zu Bußgeldern führen.

Bringt Licht in’s digitale Dunkel

Um eine einheitliche und sichere Lösung zu etablieren, empfehlen wir daher die Nutzung von einheitlichen Business-Lösungen. Und die gibt es glücklicherweise schon. Anwendungen wie COYO bieten eine Social-Intranet-Lösung inklusive Chatfunktion und Datensuche. So können Dokumente nicht nur geteilt, sondern auch leicht wiedergefunden werden. Für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz gibt es außerdem COYO Engage, eine mobile Anwendung, mit der Sie auch per Smartphone Dokumente und Informationen austauschen können. Logic Joe berät Sie gerne bei allen Fragen rund um das Thema Social Intranet und bietet maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen. Übrigens: bei einem digitalen Kaffee mit unseren Geschäftsführern können Sie aktuell ganz unkompliziert über digitale Herausforderungen sprechen. Mehr dazu hier